Ervaring is handig, maar niet altijd noodzakelijk

Waarom ben jij zo enthousiast over jouw bestuursfunctie en wat is er zo leuk aan?

Ik ben Matthijs van der Veen. Geboren en getogen in Dordrecht en 30 jaar. Voor de stichting Netwerk Dordtse Helden zet ik me inmiddels zo’n anderhalf jaar in als voorzitter van het bestuur. Het mooie aan mijn rol vind ik dat het me de kans geeft om iets terug te doen voor de samenleving. Het is makkelijk om een mening klaar te hebben zonder verantwoordelijkheid te dragen. Ik zeg altijd: als je ergens voor staat, ga er dan wat mee doen. In een bestuursfunctie kan je veel verschil maken voor mensen.

Hoe heb je jouw huidige bestuursfunctie gevonden? Waarom ben je juist bij dit bestuur gegaan?

Ik ben via via gevraagd, omdat ik iemand ken die al in het bestuur zat. Ik heb er niet lang over na hoeven denken, omdat ik al bekend was met het werk van de stichting. Ik vind de doelstellingen van de stichting zo mooi, dat ik vrijwel gelijk wist dat ik daar iets aan wilde gaan bijdragen.

Hoeveel tijd kost jouw huidige bestuursfunctie gemiddeld per week en kan je aangeven welke activiteiten je doet?

Gemiddeld zet ik mij ongeveer 2 tot 3 uur per week in voor de stichting. De ene week is dat wat meer dan de andere week. Ik combineer het met een fulltime baan als projectleider bij de lokale overheid. De combinatie is goed te doen. Als voorzitter heb ik verschillende taken. Zo ben ik verantwoordelijk voor het voorbereiden en leiden van vergaderingen, het maken van een jaarplanning en de algemene coördinatie van de werkzaamheden voor de stichting. Verder treed ik op als aanspreekpunt naar buiten en denken we vanuit het bestuur na over de benodigde koers van de stichting. Daarnaast zijn er altijd wel praktische zaken die aandacht vragen.

Wat levert het vrijwilligerswerk jou op?

Ik ben het bestuur ingegaan om iets voor anderen te kunnen betekenen. Tegelijkertijd krijg ik er zelf ook veel voor terug. Ik bouw kennis en ervaring op waar ik de rest van mijn leven profijt van heb. Ook leer ik nieuwe mensen kennen. Voor het werk dat ik verzet krijg ik waardering en dankbaarheid terug. Dat geeft me energie om door te gaan.

Welke vaardigheden zou een nieuwe bestuurder moeten hebben volgens jou? Wat moeten ze in ieder geval leren?

Welke vaardigheden bestuurders nodig hebben verschilt uiteraard per organisatie en rol binnen het bestuur. Over het algemeen is het handig dat een bestuurder organisatorische vaardigheden ontwikkelt. Zorg ervoor dat je weet hoe een organisatie moet functioneren. Denk aan kennis over de statuten en relevante wetgeving bijvoorbeeld. Zorg dat je weet hoe je personeel of vrijwilligers kunt motiveren en aansturen. Leer vaardigheden aan die je helpen om effectief te vergaderen. Daarnaast is het handig dat je beleid kunt maken en kunt volgen of de doelstellingen worden behaald. Tot slot raad ik aan dat je leert hoe je moet inspelen op nieuwe ontwikkelingen. Er zijn handige methodieken beschikbaar om ervoor te zorgen dat jouw organisatie goed meebeweegt met ontwikkelingen van de omgeving. Goede sociale vaardigheden en het vermogen om te netwerken helpen je ook.

Hoe zouden we jongeren nog meer kunnen interesseren voor het deelnemen in een bestuur van een vrijwilligersorganisatie?

Als tips zou ik meegeven:

• Zorg voor een leuke, gezellige en uitnodigende omgeving binnen je organisatie waarbij besturen leuk en aantrekkelijk is voor (jonge) bestuursleden.
• Het afsluiten van een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering om te voorkomen dat jongeren persoonlijke risico’s lopen door deel te nemen in een bestuur. Door dit collectief in te kopen kan dit mogelijk goedkoper georganiseerd worden dan dat elke organisatie dit zelfstandig regelt.
• Organiseer bijvoorbeeld borrels waar jonge (potentiële) bestuurders elkaar gezellig kunnen ontmoeten. Of trainingen voor (jonge) bestuurders die laagdrempelig te bezoeken zijn. Fysiek of digitaal.

Heb je ervaring nodig om in een bestuur te zitten? Met wat voor soort mensen zit je momenteel in het bestuursteam?

Ervaring is handig, maar niet altijd noodzakelijk om een goede bestuurder te zijn (of worden). Talent, tijd en motivatie zijn ook belangrijk. Ideaal is een goede mix binnen het bestuur van talent en ervaring. Binnen ons bestuur werkt de combinatie van verschillende leeftijden heel goed. Net als voldoende diversiteit binnen het team. Denk aan een goede man-vrouw verhouding bijvoorbeeld.

Moet je veel vergaderen en hoe zou je dit minder saai kunnen maken? Heb je daar een idee over?

Als je vergaderingen vaak, lang en saai zijn, dan doe je het verkeerd. In mijn studententijd deed ik ook een bestuursjaar. Vergaderingen leken toen meer op een borrel waar je met een paar vrienden nadacht over het runnen van de vereniging. Ook bij de stichting vergaderen we luchtig en gezellig met elkaar. Een paar tips om leuk en effectief te vergaderen:
1. Zorg voor een gezellige sfeer, heb het niet alleen maar over inhoudelijke dingen.
2. Investeer in de onderlinge relatie als bestuursleden.
3. Regel voldoende te drinken en wat lekkers.
4. Houd de vergaderfrequentie behapbaar. Wij vergaderen ongeveer eens per zes weken zo’n anderhalf tot twee uur. Daarbij nemen we ook tijd om bij te praten hoe het op persoonlijk vlak gaat.
5. Zorg voor effectieve vergaderingen. Houd het bij de hoofdlijnen en verdeel taken en acties onderling zodat je niet over details hoeft te praten.
6. Zorg voor een goede voorbereiding van de vergadering met een duidelijke agenda en verslaglegging.
7. Houd je aan de afgesproken vergadertijd.
8. Kies voor een locatie waar alle bestuursleden zich op hun gemak voelen. Dat kan op kantoor zijn, maar als dat beter werkt kan je ook bij elkaar thuis afspreken en digitaal of hybride vergaderen wanneer dat beter uitkomt.

Heb je nog overige tips en tops voor aanstormend talent?

Ga het gewoon doen. Je rolt er vanzelf in. Vraag de andere bestuursleden om je op weg te helpen, dat doen ze waarschijnlijk graag voor je. Gelijk een leuke kans: voor de stichting Netwerk Dordtse Helden zijn we momenteel nog op zoek naar nieuwe bestuursleden of vrijwilligers. Het maakt niet uit of je een jonge of ervaren bestuurder of vrijwilliger bent. Laat vooral wat van je horen als je nieuwsgierig bent.

Ben jij benieuwd of besturen iets voor je is? Volg de oriëntatietraining van INZET078!

Wil je weten hoe je nieuwe bestuursleden kunt werven? Volg de training Boeien en Binden van bestuursleden.