Hoe zat het ook alweer. Voor startende vrijwilligersorganisaties en voor organisaties die de punten weer even op de i willen zetten hebben we de taken en verantwoordelijkheden op een rijtje gezet.
De voorzitter
Onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter valt:
- Het bewaken van de statuten
- Het toezien op de taakverdeling in het bestuur
- Het voorbereiden van de bestuursvergadering
- Het vaststellen van de agenda, i.s.m. de secretaris
- Het voorzitten van vergaderingen
- Het bevorderen van een efficiënt en plezierig vergaderklimaat
- Controleren op de naleving van gemaakte afspraken
- Ondertekenen al dan niet gezamenlijk, van officiële stukken
- Representatie van de organisatie
De secretaris
De secretaris is vaak de stille kracht achter het bestuur. Qua persoonlijkheid is het iemand die goed hoofd- en bijzaken kan onderscheiden, gemakkelijk schrijft en plezier heeft in administratieve taken. Onder de verantwoordelijkheid van de secretaris valt:
- Het opstellen van de agenda voor vergaderingen, i.s.m. de voorzitter
- Het notuleren van de vergadering, indien er geen notulist aanwezig is
- Het verzorgen van de correspondentie met derden
- Het verzorgen en beheren van het archief
- De verantwoordelijkheid over de ledenadministratie
- Verzorging van de informatievoorziening binnen de organisatie
De penningmeester
De penningmeester beheert de financiën van de organisatie. Het is iemand die betrouwbaar en secuur werkt, kennis heeft van boekhouden en plezier heeft in het volgende cijferwerk:
- Stelt de jaarlijkse begroting op en bewaakt deze
- Stelt de jaarrekening op
- Voert een duidelijke en inzichtelijke administratie
- Voorziet het bestuur van financiële rapportages
- Bewaakt de inkomende en uitgaande geldstromen
Aantreden of aftreden als bestuurslid
Als organisatie bepaal je zelf de termijn dat een bestuurslid actief is en de manier waarop er nieuwe bestuursleden worden gekozen. Gebruikelijk is dat een bestuurstermijn eindigt na:
- de vastgestelde termijn, bijv. 1 of 2 jaar
- het overlijden van het bestuurslid
- het neerleggen van taken door het bestuurslid
- ontslag bestuurslid
Het kan zijn dat je kiest voor een benoeming voor onbepaalde tijd, dan eindigt het bestuurslidmaatschap alleen bij overlijden, ontslag of bij het zelf aftreden van het bestuurslid. Daarnaast kun je ook kiezen om een maximum leeftijd te hanteren voor bestuurders of een maximale termijn voor een bestuurder. De wijze waarop je dit regelt wordt vastgelegd in de statuten van de organisatie.
