De inzet van vrijwilligers gaat in de meeste organisaties prima. Maar wanneer je ermee begint, kan het zijn dat vaste krachten nog moeten wennen aan de inzet van vrijwilligers. Of het kan zijn dat in de dagelijkse uitvoeringspraktijk er over en weer irritaties of onbegrip gaan ontstaan. Om dit te voorkomen geven we 6 tips voor een goede samenwerking tussen vaste krachten en vrijwilligers.
1 Leg uit waarom vrijwilligers worden ingezet
Vaste krachten kunnen kritisch aankijken tegen de inzet van vrijwilligers in je organisatie. Het kan, zeker bij de introductie van vrijwilligerswerk, gezien worden als werk verdringing. Communiceer daarom goed dat je aan de slag gaat met vrijwilligers en wat daarvoor de beweegredenen zijn.
2 Beschrijf de werkzaamheden van vrijwilligers
Het is helder voor iedereen, vaste krachten en vrijwilligers, als je duidelijk beschrijft waar de inzet van vrijwilligers zich op richt en waarop niet. Ofwel, beschrijf wat er van de vrijwilligers wordt verwacht en wat niet. Zorg dat dit voor betrokkenen verifieerbaar is, bijvoorbeeld door het op intranet te plaatsen of in de werkprotocollen die worden geraadpleegd. Dit voorkomt misverstanden.
3 Laat vrijwilligers en vaste krachten kennis maken
Elkaar leren kennen verhoogt het onderlinge begrip. Zorg dat vaste krachten en de vrijwilligers van elkaars aanwezigheid en rol in de organisatie op de hoogte zijn. Dit kan tijdens een gezellig koffiemoment of een kennismakingsronde. Beperk de kennismaking tot de mensen waarmee hij of zij het meest contact zal hebben.
Elkaar leren kennen verhoogt het onderlinge begrip.
4 Deel kennis en ervaring
Zorg dat vrijwilligers goed inzetbaar zijn door ze goed te informeren over de uitvoering van hun werkzaamheden. Je kunt ook sessies organiseren om daarvoor kennis en ervaringen uit te wisselen. Dit verhoogt de effectieve inzet van vrijwilligers en tevredenheid over hun inzet.
5 Neem vrijwilligers mee in nieuwe ontwikkelingen
Organisaties zijn tegenwoordig bijna continu in beweging. Er verandert daardoor veel voor de vaste krachten. Maar ook kan daardoor het nodige veranderen voor vrijwilligers. Neem vrijwilligers in die ontwikkelingen mee en vraag naar hun ideeën daarover.
6 Evalueer de inzet van vrijwilligers
Het is zinvol om bijvoorbeeld eens per jaar het gesprek aan te gaan en de inzet van vrijwilligers te evalueren. Praat niet alleen over de vrijwilligers, maar organiseer een gesprek waar vaste krachten en vrijwilligers in vertegenwoordigd zijn. Bespreek de positieve en negatieve ervaringen en bespreek met elkaar waar mogelijkheden liggen voor verbeteringen. Laat daarna zien wat je met die suggesties gaat doen. Dit kun je ook periodiek ter sprake brengen in een werkoverleg.
