Letterlijk kun je het woord feedback vertalen naar ‘het teruggeven van voeding’. Zo is feedback ook bedoeld: je bespreekt iemands functioneren op een positieve manier zodanig dat die persoon ervan kan groeien. Toch zal je soms een lastig gesprek moeten voeren.
Tips voor het geven van positieve feedback
De belangrijkste tip: Geef elkaar vooral feedback op situaties die goed gaan. Dat gaat verder dan het geven van een complimentje: vertel ook waarom je iets goed vond gaan en vertel bijvoorbeeld wat jij en anderen daarvan kunnen leren of hoe de organisatie hier beter van is geworden. Veel moeilijker is het om feedback te geven over negatieve situaties.
Vooraf:
Zorg voor een rustige plek waar anderen niet mee kunnen luisteren. Stel de ander op zijn gemak en zorg voor een ontspannen sfeer. Dat kan met een bakje koffie of thee, een grapje als ‘ijsbrekertje’, maar ook door meteen helder en eerlijk aan te kondigen dat je een lastige kwestie wilt bespreken. Spreek de verwachting uit dat, ongeacht de uitkomst, jullie beiden straks met een goed gevoel uit het gesprek komen. Zorg ook voor een goede timing. Wacht tot de gemoederen iets bedaard zijn, geef ook jezelf die tijd. Wacht ook niet te lang. Terugkomen op iets wat vier maanden geleden is gebeurd, heeft niet veel nut meer.
Geef elkaar feedback op situaties die goed gaan.
Fase 1: hou het bij feiten
Geef aan welke concrete situatie zich heeft voorgedaan en wanneer het voorval plaatsvond. Vertel ook wat de concrete gevolgen hiervan zijn. Hou het strikt bij de feiten. Geef de ander de kans hierop te reageren. Moedig de ander aan zich ook bij de feiten te houden. Bied in deze fase vooral een luisterend oor. Vat samen wat de ander heeft gezegd en oordeel niet. Houd deze fase kort. Voorkom de situatie waarin jullie verzanden in een discussie over wat er nu precies is gebeurd (‘En toen zei jij dit en toen zei ik dat…’)
Fase 2: geef ruimte voor gevoelens
Vertel vanuit je ‘eigen ik’ wat je ervan vindt en welke gevoelens dat bij jou opriep. Het komt minder aanvallend over als je ‘ik vind’ in plaats van ‘wij vinden’ zegt. Vermijd de woorden ‘altijd’ en ‘nooit’ en probeer geen verwijten te maken. Geef de ander de tijd om te reageren en nodig de ander uit om ook te vertellen welke gevoelens dit opriep. In deze fase is juist wel ruimte voor emoties. Geef de ander het gevoel dat je dit serieus neemt door steeds samen te vatten wat je ziet, hoort en begrijpt en oordeel niet.
Fase 3: geef elkaar feedback
Geef zowel positieve als negatieve feedback. Vertel wat je goed vindt gaan, maar ook waar het volgens jou beter kan. Probeer hierin een balans te vinden en benadruk dat je blij bent met de inzet van de ander. Vraag ook de ander dit te doen. Iedereen zet zich binnen een vrijwilligersorganisatie in met de eigen competenties en hart voor de organisatie maar iedereen heeft ook tekortkomingen. Praat vooral over gedrag wat veranderbaar is en niet over tekortkomingen.
Fase 4: oplossingen
Vraag de ander welke oplossingen hij ziet en vertel welke oplossingen jij ziet. Neem de oplossingen van de ander serieus, ook als je het er niet mee eens bent. Noteer eventueel de oplossingen en lees het beiden na.
Fase 5: samenvatten, conclusies trekken, strategie bepalen
Probeer samen tot een conclusie te komen door kort samen te vatten wat er is gebeurd, wat de gevolgen daarvan zijn, welke oplossingen jullie beiden hebben aangedragen en hoe jullie die uit gaan voeren. Welke oplossing is haalbaar en welke niet? Overweeg elke oplossing even serieus maar durf ook realistisch en duidelijk te zijn. Probeer daarbij tot een gezamenlijke strategie te komen door praktische en duidelijke afspraken te maken. Schrijf deze desnoods op.
Fase 6: evalueren en leren
Bespreek hoe jullie beiden hiervan kunnen leren en hoe de organisatie als geheel hierdoor verder kan groeien. Zo geef je een positieve draai aan het gesprek. Sluit af door een vervolgafspraak te maken om te evalueren hoe het is gegaan en of de gekozen oplossingen ook hebben gewerkt.
