Positief feedback geven.

Letterlijk zou je het woord feedback kunnen vertalen met ‘het teruggeven van voeding’. Zo is feedback ook bedoeld: Je bespreekt iemands functioneren op een positieve manier zodanig dat die persoon ervan kan groeien.

Ook in vrijwilligerswerk is het belangrijk elkaar feedback te geven. Meestal is het de vrijwilligerscoördinator die de vrijwilligers feedback geeft. Bijvoorbeeld tijdens een voortgangsgesprek of als er klachten zijn over iemands functioneren. Maar wist je dat het ook heel goed werkt als je feedback geeft over positieve zaken en dat het ook heel krachtig kan zijn als vrijwilligers elkaar of de vrijwilligerscoördinator feedback geven? Van positieve feedback groeit iedereen, ook je organisatie!

Tips voor het geven van positieve feedback:

De belangrijkste tip: Geef elkaar vooral feedback op situaties die goed gingen. Dat gaat verder dan het geven van een complimentje: vertel ook waarom je iets goed vond gaan en vertel bijvoorbeeld wat jij en anderen daarvan kunnen leren of hoe de organisatie hier beter van is geworden.

Veel moeilijker is het om feedback te geven over negatieve situaties. Daarom hieronder tips om ook zo’n lastig gesprek goed te laten verlopen:

Vooraf

Zorg voor een rustige plek waar anderen niet mee kunnen luisteren. Stel de ander op zijn gemak en zorg voor een ontspannen sfeer. Dat kan met een bakje koffie of thee, een grapje als ‘ijsbrekertje’ maar ook door meteen helder en eerlijk aan te kondigen dat je een lastige kwestie wilt bespreken. Spreek de verwachting uit dat -ongeacht de uitkomst- jullie beiden straks met een goed gevoel uit het gesprek komen. Zorg ook voor een goede timing. Wacht tot de gemoederen iets bedaard zijn, geef ook jezelf die tijd. Wacht ook niet te lang. Terugkomen op iets wat vier maanden geleden is gebeurd, heeft niet veel nut meer.

Fase 1: Hou het nog even bij de feiten:

Geef aan welke concrete situatie zich heeft voorgedaan en wanneer het voorval plaatsvond. Vertel ook wat de concrete gevolgen hiervan zijn. Hou het strikt bij de feiten. Geef de ander de kans hierop te reageren. Moedig de ander aan zich ook bij de feiten te houden. Bied in deze fase vooral een luisterend oor. Vat samen wat de ander heeft gezegd en oordeel niet. Houdt deze fase kort. Voorkom de situatie waarin jullie verzanden in een discussie over wat er nu precies is gebeurd (‘En toen zei jij dit en toen zei ik dat…’)

Fase 2: Geef ruimte voor gevoelens:

Vertel vervolgens vanuit je ‘eigen ik’ wat je ervan vindt en welke gevoelens dat bij jou opriep. Het komt minder aanvallend over als je ‘ik vind’ in plaats van ‘wij vinden’ zegt. Vermijd de woorden ‘altijd’ en ‘nooit’ en probeer geen verwijten te maken.
Geef de ander tijd om te reageren en nodig de ander uit om ook te vertellen welke gevoelens dit opriep. In deze fase is juist wel ruimte voor emoties. Geef de ander het gevoel dat je dit serieus neemt door steeds samen te vatten wat je ziet, hoort en begrijpt en oordeel niet.

Fase 3: Geef elkaar Feedback

Geef zowel positieve als negatieve feedback. Vertel wat je goed vindt gaan, maar ook waar het volgens jou beter kan. Probeer hierin een balans te vinden en benadruk dat je blij bent met de inzet van de ander. Vraag ook de ander dit te doen.
Iedereen zet zich binnen een vrijwilligersorganisatie in met de eigen competenties en hart voor de organisatie maar iedereen heeft ook tekortkomingen. Praat vooral over gedrag wat veranderbaar is en niet over tekortkomingen.

Fase 4: Oplossingen

Vraag de ander welke oplossingen hij ziet en vertel welke oplossingen jij ziet. Neem de oplossingen van de ander serieus, ook als je het er niet mee eens bent. Noteer eventueel de oplossingen en lees het beiden na.

Fase 5: Samenvatten, conclusies trekken, strategie bepalen

Probeer samen tot een conclusie te komen door kort samen te vatten wat er is gebeurd, wat de gevolgen daarvan zijn, welke oplossingen jullie beiden hebben aangedragen en hoe jullie die uit gaan voeren. Welke oplossing is haalbaar en welke niet? Overweeg elke oplossing even serieus maar durf ook realistisch en duidelijk te zijn. Probeer daarbij tot een gezamenlijke strategie te komen door praktische en duidelijke afspraken te maken. Schrijf deze desnoods op.

Fase 6: evalueren en leren

Bespreek vooral hoe jullie beiden hiervan kunnen leren en hoe de organisatie als geheel hierdoor verder kan groeien. Zo geef je een positieve draai aan het gesprek. Sluit af door een vervolgafspraak te maken om te evalueren hoe het is gegaan en of de gekozen oplossingen ook hebben gewerkt.

 

 

Nieuwsbrief

Meld je hier aan voor de nieuwsbrief

Contact

Voor vragen kan je altijd contact opnemen met INZET078!

 

Participanten